Come riconoscere le differenze tra le due modalità e capire come poter realmente attivare lo Smart Working.
Sempre più spesso, anche rispetto alle ultime vicende, mi capita di sentir parlare di aziende che hanno deciso di attivare lo Smart Working per i reparti aziendali naturalmente predisposti: amministrazione, contabilità e in generale tutti quei lavori che non permettono di spostare lo sguardo dei dipendenti dal monitor del pc.
Quando mi è capitato di entrare nel dettaglio di alcune conversazioni sul tema, ho scoperto che, al di là delle intenzioni, di Smart c’era davvero poco e per lo più si tratta di semplice Remote Working, di cui lo Smart ne è una diretta evoluzione.
Dopo un’esperienza lunga più di un anno, durante la quale mi sono occupato di progettare, strutturare ed infine attivare lo Smart Working per il mio team di lavoro, ho deciso di scrivere questo articolo per far capire quando possiamo davvero dire di lavorare in modalità Smart.
Ho sintetizzato il frutto della mia esperienza in 6 punti che dal mio punto di vista rappresentano la base della struttura necessaria per poter parlare di “lavoro intelligente”.
- Chat Collaborativa
Divisa per Team e per Progetti: quando si lavora a distanza, vista la mancanza di un contatto diretto, il Team deve avere la possibilità di dialogare e coordinarsi in maniera immediata e soprattutto organizzata!
Conversazioni veloci, niente dati sensibili e al bando le email interne… Io utilizzo Slack.
- Software (in cloud) per la gestione di Team, Progetti e Attività
Il vero motore che permette al lavoro remoto di diventare “smart”: un sistema completo per la gestione dei progetti, dei task e del team! Solo così si potrà avere il controllo su tutti i lavori attivi e gestirne i carichi!
- Archiviazione e gestione dei File tramite VPN o Sistemi in Cloud
L’accesso rapido ai File e la condivisione degli stessi con tutto il Team è di basilare importanza, soprattutto su progetti che richiedono “più mani”. Affidarsi ad un sistema centralizzato, VPN o INCLOUD, è risolutivo!
- Software in Cloud per la gestione delle Password
La gestione sicura delle Password assume un ruolo ancor più di rilievo quando si parla di Smart Working: nessun file excel, nessun foglio su drive, nessuna email o, peggio, nessun messaggio su whatsapp per la condivisione di dati sensibili!
Serve un sistema centralizzato e gestito da un unico responsabile che, di volta in volta, ne abilita la fruizione al Team secondo necessità.
Ci sono molte soluzioni, dalle più avanzate a quelle open source.
- Software per le Video Conference
Per le sessioni di “brainstorming” o per i progetti più complessi, il confronto vis-à-vis è imprescindibile.
Per questo risulta necessario un sistema che permetta al Team di connettersi in videocall.
Io utilizzo Slack (versione a pagamento) per le riunioni con il mio Team e Skype, Whatsapp e Facetime per i clienti.
- Ecosistema Digitale
Per lavorare in Smart Working è necessario che tutti questi ambienti siano integrati l’uno con l’altro e che permettano anche al cliente di interagire direttamente con team, progetti e attività!
Deve essere pianificato e strutturato un vero e proprio Ecosistema Digitale in grado di permettere agli operatori di interagire da un ambiente all’altro con velocità e facilità di utilizzo.
Se ogni componente agisce come un compartimento stagno, si tratta al più di Remote Working abbellito.
Ci sono tanti altri aspetti che ho testato e che rendono il lavoro ancora più Smart ma, dalla mia esperienza, quanto sopra è la base minima dalla quale partire.
